Dodávateľské faktúry
Dodávateľské faktúry
V hlavnom okne Menu po voľbe Dodávatelia - Dodávateľské faktúry, resp. po voľbe roletového menu Menu - Dodávatelia - Dodávateľské faktúry sa otvorí okno Dodávateľské faktúry. V rámci okna Dodávateľské faktúry sa evidujú dodávateľské faktúry. Dodávateľské faktúry sú prvotnými dokladmi, ktoré je možné automaticky účtovať, pričom z evidovaného prvotného dokladu preberá maximum informácií do účtovného prípadu.
Pred začatím evidovania dodávateľských faktúr je potrebné vhodne nastaviť číselný rad označovania dodávateľských faktúr. Pre pravidlá v bezhotovostnom styku pri úhradách cez bankový účet je vhodné číslovať faktúry len číselnými znakmi bez použitia písmen a iných nečíselných znakov. Základný číselný rad dodávateľských faktúr sa nastavuje pri editovaní údajov aktuálne spracovávanej firmy po voľbe roletového menu Systém - Voľba firmy v záložke Číselné rady a účty.
V okne Dodávateľské faktúry po stlačení tlačidla 
je možné evidovať novú dodávateľskú faktúru, resp. stlačením tlačidla 
evidovať novú dodávateľskú faktúru použitím funkcie kopírovania z pôvodnej faktúry, na ktorej je užívateľ nastavený. K vytvoreniu novej dodávateľskej faktúry je možné využiť aj rýchlu voľbu v paneli v pravej časti programu.
Tlačidlom 
alebo dvojklikom myšky na riadok je možné editovať, resp. v prípade potreby dodatočne upravovať položky už existujúcej dodávateľskej faktúry.
Tlačidlom 
je možné otvoriť okno Úhrady, ktorého obsahom je informácia o úhrade faktúry, na ktorej je užívateľ nastavený v rámci okna Dodávateľské faktúry.
Vymazanie dodávateľskej faktúry je možné po stlačení tlačidla 
za predpokladu, že faktúra nebola ešte zaúčtovaná.
Evidencia dodávateľskej faktúry
Nová dodávateľská faktúra znamená vznik záväzku voči dodávateľovi. Pri vytváraní novej dodávateľskej faktúry sú v okne Dodávateľská faktúra v prvej záložke Základné údaje rôzne položky, ktoré je potrebné vyplniť pre správne vystavenie dokladu faktúra.
Prvá položka Doklad je vyplnená automaticky na základe nastavenia číselného radu. Základný číselný rad dodávateľských faktúr sa nastavuje pri editovaní údajov aktuálne spracovávanej firmy po voľbe roletového menu Systém - Voľba firmy v záložke Číselné rady a účty.
Do položky Organizácia sa vypĺňa adresa obchodného partnera. Pre zadanie adresy existujú dva spôsoby. Prvý spôsob je zadanie celej hodnoty IČO do textového poľa vľavo. Druhý spôsob je použitie výberovej položky (ComboBox) vpravo. Kliknutím na šípku výberovej položky (vpravo) sa zobrazia všetky adresy, ktoré sú k dispozícii. Pre zúženie výberu je možné zadať, napr. prvé tri znaky "exp" a následne stlačiť klávesu [F2], pričom sa následne zobrazia len adresy, ktoré obsahujú znaky "exp". Následným potvrdením hľadanej adresy sa automaticky vyplnia ostatné polia položky Adresa, ktorých obsahom je sú ulica, PSČ a mesto, resp. automaticky sa vyplnia aj položky IČ DPH, Banka a Účet . Podmienkou vyplnenia spomínaných položiek je, že sú tieto položky zaevidované v rámci okna Adresa.
Následne je možné podľa potreby vyplniť dátumové položky Vystavená, Splatná, Zdanit. plnenie a Zaúčtované, resp. Variabilný symbol a Číslo faktúry (najmä pre potreby Kontrolného výkazu).
Do položky Základný účet faktúry sa eviduje účet účtovej osnovy, na ktorom je pri účtovaní záväzok zaevidovaný, a na ktorom je pri úhrade faktúry záväzok vyrovnaný. Tento účet je základným prvkom previazania modulu Dodávatelia s modulom Účtovníctvo. Položka Základný účet faktúry je prednastavená podľa nastavenia základného účtu dodávateľských faktúr pre daného dodávateľa v rámci okna Adresa.
V spodnej časti okna Dodávateľská faktúra je položka (miesto pre dlhšiu poznámku) pre zadanie väčšieho množstva textu. Okrem napísania vlastného textu je možné do tejto položky preniesť text zo zoznamu preddefinovaných textov. Okno so zoznamom textov je možné vyvolať stlačením klávesy [F2]. Po kliknutí alebo stlačení klávesy [Enter] sa zvolený text prenesie do faktúry. Zoznam textov je možné definovať po voľbe roletového menu Systém - Texty.
Po vyplnení jednotlivých položiek okna Dodávateľská faktúra sa údaje zapamätávajú stlačením tlačidla 
. Po zapamätaní základných údajov faktúry sa sprístupní možnosť zadávať riadky faktúry v záložke Položky.
Položky dodávateľskej faktúry
Druhá záložka Položky obsahuje tabuľku s riadkami, ktoré sú riadkami dodávateľskej faktúry. Pod tabuľkou sa nachádzajú samostatné tlačidlá a to pre vytvorenie nového riadku , opravu riadku a vymazanie riadku faktúry . Tlačidlom 
je možné vyvolať funkciu automatického naúčtovania (vytvorenia) účtovných prípadov faktúry a tlačidlo 
vyvolá okno s doplnkovými funkciami pre úpravu faktúry (napr. zľava, vyúčtovanie preddavku, atď.).
Pri evidovaní nového riadku alebo pri oprave už vytvoreného riadku faktúry sa otvorí okno Riadok faktúry.
Pri evidovaní nového riadku nie je potrebné zadať P. č. riadku (položka je zablokovaná), ktoré je prednastavené na hodnotu "0". Program po zapamätaní zistí najbližšie voľné číslo riadku a riadok pod týmto číslom zapamätá.
V okne Riadok faktúry je možné zadať okrem položiek Text, Množstvo a Jednotka, Jedn. cena, Sadzba DPH, aj položky Stredisko, Zákazka a Typ. Položka Typ sa vypĺňa v prípade, že existuje predkontácia pre daný typ operácie účtovania dokladu. Nastavenie tejto položky umožňuje automaticky zaúčtovať (vytvoriť) účtovné prípady faktúry.
V prípade, ak užívateľ potrebuje mať riadky vo faktúre v určitom poradí a pri postupnom zadávaní riadkov faktúry bol niektorý riadok vynechaný, je možné vsunúť prázdny riadok pred už existujúce riadky faktúry, príp. zmeniť poradie zaevidovaných riadkov. Uvedené je možné po kliknutí pravým tlačidlom myšky na riadok faktúry, pričom sa zobrazia doplnkové funkcie.
Sklad a dodávateľská faktúra (prepojenie dodávateľskej faktúry na skladový doklad)
Záložka Sklad obsahuje tabuľku s riadkami dokladov, ktoré majú prepojenie na sklad. V rámci dodávateľskej faktúry ide zvyčajne o skladový doklad typu Príjemka.
Použitím tlačidla v záložke Sklad je možné otvoriť príslušný skladový doklad.
Úhrady dodávateľskej faktúry
Záložka Úhrady v pravej časti okna obsahuje tabuľku s riadkami dokladov, ktorými bola príslušná dodávateľská faktúra uhradená.
Použitím tlačidla v záložke Úhrady je možné otvoriť príslušný doklad, ktorým bola dodávateľská faktúra uhradená.
Účtovanie dodávateľskej faktúry
Účtovanie faktúr je možné realizovať dvomi spôsobmi.
Prvý spôsob je účtovanie cez vopred nastavené predkontácie a použitím tlačidla v záložke Položky.
Druhý spôsob je možnosť účtovať stlačením tlačidla 
, ktoré je prístupné v každej záložke priamo v okne Dodávateľské faktúry v spodnej časti. Po stlačení tohto tlačidla sa otvorí okno Účtovný prípad. Pri účtovaní je postup rovnaký ako pri účtovaní nového účtovného prípadu priamo v module Účtovníctvo - Účtovné doklady, resp. Účtovníctvo - Účtovné prípady.
Celkovú sumu faktúry je možné rozúčtovať na viacero účtovných prípadov. Pri zaúčtovaní faktúry program automaticky kontroluje použitie základného účtu faktúry v účtovnom prípade ako aj celkovú zaúčtovanú sumu za doklad. Faktúra je definitívne zaúčtovaná na obraty účtov účtovnej osnovy až po stlačení tlačidla 
a následne je faktúra zablokovaná a nie je možné jej vymazanie. Vrátiť doklad späť do stavu rozpracovania je možné stlačením tlačidla 
. Vymazať všetky účtovné prípady dokladu je možné po stlačení tlačidla 
, resp. po kliknutí pravým tlačidlom myšky na sivú plochu v tabuľke a zvolení funkcie Vymazať účtovný doklad.
Zobraziť účtovné prípady faktúry je možné po stlačení tlačidla 
, ktoré je prístupné v každej záložke priamo v okne Dodávateľská faktúry v spodnej časti alebo v záložke Účtovanie po kliknutí pravým tlačidlom myšky na sivú plochu v tabuľke a zvolení funkcie Editovať účtovný doklad.
Evidencia opravnej dodávateľskej faktúry (dobropis, ťarchopis)
Evidenciu faktúr typu "Dobropis", resp. "Ťarchopis" je možné realizovať dvomi spôsobmi.
Prvý spôsob je nastavenie sa v okne Dodávateľské faktúry na pôvodnú dodávateľskú faktúru, ku ktorej sa bude nová faktúra typu "Dobropis" (resp. "Ťarchopis") vystavovať a stlačenie tlačidla . Následne sa otvorí nové okno Dodávateľská faktúra, ktorej sa automaticky nastaví nové číslo dokladu a v ľavom spodnom rohu okna sa zobrazí funkcia Storno. Zaznačením funkcie Storno sa automaticky vyplnia položky Typ faktúry a Opravovaná faktúra. Položka Typ faktúry môže obsahovať znak len "D" = "Dobropis" (resp. znak "T" = "Ťarchopis"). Položka Opravovaná faktúra obsahuje číslo pôvodnej faktúry, ku ktorej sa opravná faktúra vystavuje.
Po stlačení tlačidla sa údaje zapamätajú a v záložke Položky sú automaticky vyplnené riadky na základe pôvodnej faktúry. V prípade dobropisu obsahujú jednotlivé riadky opačné znamienko.
Druhý spôsob je použitie tlačidla v okne Dodávateľské faktúry. Po jeho stlačení sa otvorí nové okno Dodávateľská faktúra, ktorej sa automaticky nastaví nové číslo dokladu. Položky Typ faktúry a Opravovaná faktúra je potrebné vyplniť "ručne". Do položky Typ faktúry je potrebné napísať znak "D" alebo znak "T". Do položky Opravovaná faktúra je potrebné vyplniť číslo pôvodnej faktúry, ku ktorej sa opravná faktúra vystavuje. Číslo faktúry je možné vybrať aj zo zoznamu faktúr (podľa zadaného IČO - napr. 31450555), ktorý je možné vyvolať po stlačení klávesy [F2].
Vyúčtovanie preddavku v dodávateľskej faktúre
V rámci okna Dodávateľská faktúra v záložke Položky sa nachádza tlačidlo , ktorým je možné vyvolať okno Upraviť faktúru s doplnkovými funkciami (Pridať riadok so zľavou, Zľavniť jednotkové ceny).
Kliknutím na funkciu Zúčtovať preddavok sa napravo zobrazí položka pre zadanie sumy a vedľa nej položka Doklad prijatého preddavku. Po vyplnení tejto položky, ktorej obsahom musí byť číslo zálohovej preddavkovej faktúry (prijatý preddavok), sa vyplní automaticky aj položka pre zadanie sumy (napravo od položky Zúčtovať preddavok) a to vo výške uhradenej zálohy (preddavku).
Kontrola IBAN účtu platiteľov DPH
V okne Dodávateľská faktúra je možné vo firmách, ktoré sú platiteľmi DPH, kliknúť pravým tlačidlom myšky na názov položky Účet a následne použiť Kontrola IBAN platiteľa. Týmto sa vykoná kontrola správnosti IBAN primárne vo väzbe na položku IČO obchodného partnera a následne aj vo vzťahu k jeho názvu a hodnote v položke IČ DPH. Uvedenú kontrolu je možné uskutočniť aj v prípade stlačenia kombinácie kláves [Ctrl] + [C] v položke Účet, t. j. napr. v prípade, keď sa kopíruje bankový účet z okna Dodávateľská faktúra.
V prípade, že pre položku IČO organizácie je zaevidovaný IBAN a zhoduje sa aj názov v položke Organizácia a aj hodnota položky IČ DPH, obsah položky Účet sa zafarbí do zelenej farby.
V prípade, že k danej hodnote IČO sa nenájde zaevidovaný IBAN, obsah položky Účet sa zafarbí do červenej farby.
