Cestovné náhrady

Updated 1. 6. 2026

    Cestovné náhrady

Modul Cestovné náhrady umožňuje evidovať vyúčtovania domácich aj zahraničných služobných ciest pracovníkov. Vyúčtovanie cestovnej náhrady sa môže skladať z viac súčastí služobnej cesty v rôznych krajinách. Pre každú z krajín je nastavená mena a výška sadzby stravného. Evidencia jednotlivých štátov a príslušnej stravnej jednotky je k dispozícii po voľbe roletového menu Systém - Štáty a stravné.

V hlavnom okne Menu po voľbe Pomocné knihy - Cestovné náhrady, resp. po voľbe roletového menu Menu - Pomocné knihy - Cestovné náhrady sa otvorí okno Cestovné náhrady. Okno obsahuje tabuľku s riadkami jednotlivých cestovných náhrad zaevidovaných v príslušnom roku.

V okne Cestovné náhrady po stlačení tlačidla je možné evidovať nový riadok v tabuľke, resp. stlačením tlačidla evidovať nový riadok v tabuľke použitím funkcie kopírovania z pôvodného riadku, na ktorom je užívateľ v tabuľke nastavený.

Tlačidlom alebo dvojklikom myšky na riadok je možné editovať, resp. v prípade potreby dodatočne upravovať položky už existujúcej evidencie cestovnej náhrady.

Stlačením tlačidla je možné vyvolať tlačovú zostavu Vyúčtovanie cestovnej náhrady vybranej cestovnej náhrady, na ktorej je užívateľ nastavený v okne Cestovné náhrady.

Vymazanie evidencie cestovnej náhrady je možné po stlačení tlačidla za predpokladu, že nebola ešte zaúčtovaná.

Evidencia cestovných náhrad

Pri vytváraní novej evidencie cestovnej náhrady sú v okne Cestovná náhrada v prvej záložke Základné údaje rôzne položky, ktoré je potrebné vyplniť pre správne zaevidovanie a zaúčtovanie domácej alebo zahraničnej služobnej cesty.

Položka Obdobie ohraničuje celkové trvanie služobnej cesty. Položky Miesto a Účel služobnej cesty sú doplňujúcimi údajmi pre vyúčtovanie.

V spodnej časti okna Cestovná náhrada je položka (miesto pre dlhšiu poznámku) pre zadanie väčšieho množstva textu, do ktorej je možné uviesť doplňujúce údaje k vyúčtovaniu (napr. aj dôvody zníženia sadzieb).

V položkách Zníženie sadzby (%) sú prednastavené percentá zníženia stravného pre Raňajky, Obed a Večera na hodnoty: 25% / 40% / 35%.

Položka Účet prednastavuje účet záväzku voči pracovníkovi za vyúčtovanú služobnú cestu. Možnosť účtovať záväzok na rôzne analytiky zvoleného syntetického účtu je daná možnosťou v jednom vyúčtovaní cestovnej náhrady zahrnúť viac súčastí služobnej cesty aj v rôznych krajinách a v rôznej mene. Väčšinou sú tieto rôzne meny účtované na rôzne analytiky syntetického účtu.

V prípade, že sa pracovná cesta uskutočnila na konci roka a vyúčtovanie by bolo vykonané v ďalšom roku je potrebné uviesť dátum vyúčtovania 31.12. roku, kedy sa pracovná cesta uskutočnila. Ak obdobie pracovnej cesty prechádzala cez rok, je potrebné predložiť dve vyúčtovania cestovných náhrad. Prvé za časť pracovnej cesty v starom roku a druhé za časť pracovnej cesty v novom roku.

Riadky vyúčtovania cestovných náhrad

Druhá záložka Riadky obsahuje tabuľku s riadkami, ktoré sú riadkami vyúčtovania služobnej cesty. Pod tabuľkou sa nachádzajú samostatné tlačidlá a to pre vytvorenie nového riadku , opravu riadku a vymazanie riadku faktúry .

Pri evidovaní nového riadku alebo pri oprave už vytvoreného riadku sa otvorí okno Riadok s číslom cestovnej náhrady. Pri evidencii riadku vyúčtovania cestovnej náhrady je dôležitým údajom položka Štát, podľa ktorej sa nastaví položka Mena a kurz. Položka Mena a kurz určuje menu krajiny používanú pri vyúčtovaní cestovných náhrad pre preplatenie diét.

Položka Obdobie ohraničuje obdobie trvania služobnej cesty v príslušnom štáte. Pri každej z týchto častí je potrebné určiť dátum a čas prechodu cez hranice. Takto je potom možné určiť dĺžku pobytu v krajine. Čas strávený leteckým presunom medzi krajinami je možné priradiť k jednej z týchto krajín podľa vlastného uváženia predkladateľa vyúčtovania. V prípade, že predkladateľ vyúčtovania strávil určitý čas v jeden deň vo viac ako dvoch cudzích krajinách, je potrebné niektorú z nich vynechať, resp. určiť im nulovú dĺžku trvania, t. j. dátum začiatku a konca vrátane času sú zhodné. Týmto spôsobom je nutné zamedziť, aby sa vo vyúčtovaní cestovnej náhrady objavili viac ako dve polovičné dávky diét alebo celá dávka spolu s ďalším preplatením diét v jeden deň.

V položkách Raňajky, Obed a Večera je možné vyplniť počet jednotlivých jedál vyúčtovaných v položke Iné, resp. vo faktúrach prislúchajúcich služobnej ceste (napr. faktúra za ubytovanie). Tieto sa rozdelia na jedlá v Prvý deň, v Celé dni služobnej cesty (dni, v ktorých bol predkladateľ na služobnej ceste celých 24 hodín dňa) a na jedlá v Posledný deň služobnej cesty. Program potom automaticky zníži hodnoty v položkách Stravné podľa percent nastavených v prvej záložke Základné údaje služobnej cesty.

Sumy v položkách Cestovné, Nocľažné, Iné a Vreckové budú sumy v mene, ktorá je uvedená v tejto bunke. V prípade, že boli vystavené doklady v inej mene, je potrebné ich prepočítať a zadať v mene riadku vyúčtovania.

Do položky Cestovné sa vyplňuje suma výdavkov na cestovanie, ako napr. letenky platené v hotovosti, lístky z vlaku, autobusu, ..., atď.. Výdavky musia byť doložené k vyúčtovaniu cestovného formou daňového dokladu. V prípade, že niektoré služby spojené s cestou (napr. letenka) sú fakturované a uhrádzané bezhotovostným prevodom alebo v hotovosti z pokladnice firmy, táto suma sa vo vyúčtovaní cestovných náhrad neuvádza.

V položke Nocľažné sa uvádzajú platby za ubytovacie služby.

Do položky Iné sa sumarizujú platby ako sú parkovné, poplatok za diaľnicu alebo tunel, príp. poplatok za telefónny hovor, raňajky, obedy, večere, atď..

V položke Vreckové je možné pri zahraničnej pracovnej ceste popri preplatených diétach poskytnúť ďalšiu dodatočnú sumu. Uznanie tejto sumy ako daňového nákladu sa riadi aktuálnymi zákonmi platnými v období uskutočnenia služobnej cesty.

Pri zahraničných pracovných cestách existuje vyúčtovanie plnej výšky stravného v prípade, že čas strávený v štáte je dlhší ako 12 hodín. V prípade, že bol čas 12 hodín alebo menej, započíta sa polovičná výška stravného. V jeden deň je možné vyúčtovať maximálne jedno stravné pre čas dlhší ako 12 hodín, alebo dve stravné pre čas do 12 hodín, ak súhrnný čas strávený v cudzích štátoch presiahne 12 hodín, inak maximálne 1 stravné do 12 hodín vo vybranom štáte.

Pri tuzemských pracovných cestách je prípustné použiť sadzby pre dĺžku trvania 5-12 hodín, 12-18 hodín a nad 18 hodín. Pre každú z týchto troch možností je samostatne určovaná výška stravného. Program tieto sadzby automaticky prepočítava podľa začiatku a konca obdobia riadku cestovnej náhrady.

Položka Stravné sa vyplní sumou v mene štátu podľa položky Mena a kurz, ktorá je platná pre dané obdobie. V prípade, že počas trvania pracovnej cesty došlo k zmene výšky stravného, je potrebné vytvoriť dva riadky cestovnej náhrady samostatne pre obdobie so staršou sadzbou stravného a príslušným obdobím a samostatne s novšou sadzbou stravného a príslušným obdobím. Ak bola v niektorých dňoch reštauračným alebo iným zariadením vyúčtovávaná suma za poskytnutú stravu, výška stravného pre tieto dni sa znižuje o percentá nastavené v hlavičke vyúčtovania podľa toho či boli poskytnuté raňajky / obed / večera.

Účtovanie cestovných náhrad

Stlačením tlačidla , ktoré je prístupné v každej záložke v okne Cestovná náhrada v spodnej časti sa otvorí okno Účtovný prípad. Pri účtovaní je postup rovnaký ako pri účtovaní nového účtovného prípadu priamo v module Účtovníctvo - Účtovné doklady, resp. Účtovníctvo - Účtovné prípady.

Celkovú sumu je možné rozúčtovať na viacero účtovných prípadov. Pri zaúčtovaní program automaticky kontroluje použitie základného účtu v účtovnom prípade ako aj celkovú zaúčtovanú sumu za doklad. Doklad je definitívne zaúčtovaný na obraty účtov účtovnej osnovy až po stlačení tlačidla a následne je doklad zablokovaný a nie je možné ho vymazať. Vrátiť doklad späť do stavu rozpracovania je možné stlačením tlačidla . Vymazať všetky účtovné prípady dokladu je možné po stlačení tlačidla , resp. po kliknutí pravým tlačidlom myšky na sivú plochu v tabuľke a zvolení funkcie Vymazať účtovný doklad.

Zobraziť účtovné prípady dokladu je možné po stlačení tlačidla , ktoré je prístupné v každej záložke priamo v okne Cestovná náhrada v spodnej časti alebo v záložke Účtovanie po kliknutí pravým tlačidlom myšky na sivú plochu v tabuľke a zvolení funkcie Editovať účtovný doklad.